Wystawianie faktur / integracja z KSeF

Panel administracyjny sklepu umożliwia generowanie dokumentów faktur w formacie PDF oraz XML (format XML jest zgodny z Krajowym Systemem e-Faktur - KSeF). Dokument faktury w formacie PDF można wysłać jako załącznik w mailu do klienta z poziomu panelu administracyjnego sklepu. Dokument XML faktury można pobrać i zapisać na dysku (w celu np. późniejszego ręcznego umieszczenia go w aplikacji systemu KSeF). Przez "wystawienie faktury" zgodnie z niniejszym opisem należy rozumieć wygenerowanie odpowiedniego pliku PDF/XML przez oprogramowanie sklepu (nie jest to tożsame z umieszczeniem faktury w KSeF).

Panel administracyjny sklepu umożliwia generowanie dokumentów XML faktur zgodnych z formatem KSeF. Funkcjonalność wysyłki faktur do KSeF z poziomu panelu administracyjnego sklepu zapewniona jest w module dodatkowym "Integracja z KSeF", która nie wchodzi w skład podstawowej wersji sklepu AptusShop.

Faktury wystawiane są na podstawie bazy danych zamówień istniejących w sklepie. Fakturę można wystawić dla pojedynczego zamówienia, istnieje również możliwość zbiorczego wystawienia faktur dla wielu zamówień jednocześnie. Na liście zamówień dla każdego zamówienia pokazany jest rodzaj dokumentu sprzedaży wybrany przez klienta (Paragon lub Faktura). Zamówienie z ustawionym dokumentem "Faktura" umożliwia wygenerowanie faktury (jeżeli jeszcze nie została ona wystawiona). W przypadku ręcznej zmiany przez administratora danych zawartych w zamówieniu (zmiana w obrębie kupowanych produktów lub zmiana danych nabywcy), możliwe jest wystawienie faktury korygującej (jeżeli wcześniej została już wystawiona faktura podstawowa). Faktury generują się zgodnie z danymi zawartymi w zamówieniach, nie ma możliwości ręcznej edycji faktury.

Podczas wystawiania faktur system sugeruje administratorowi ustawienie dla każdej faktury następujących danych:

• Faktura wysyłana do KSeF (Tak/Nie) - dla klientów bez numeru NIP (numeru podatkowego) system sugeruje "Nie", dla podmiotów z podanym numerem NIP (numerem podatkowym) system sugeruje "Tak". Administrator może oznaczyć fakturę odmiennie niż zasugerował to system.
• Data sprzedaży, która domyślnie jest zgodna z datą złożenia zamówienia. Administrator może odmiennie ustawić datę sprzedaży podczas wystawiania faktury (np. zgodnie z datą wystawienia faktury).
• Atrybut "Faktura paragonowa" (Tak/Nie) - w zależności od tego ustawienia w pliku XML faktury (format KSeF) ustawiany jest tag "FP". Sugerowanie tego atrybutu odbywa się na podstawie ustawienia w panelu administracyjnym (opisane niżej).

W panelu administracyjnym można dokonać ustawień, zgodnie z którymi będą wystawiane wszystkie faktury:

• Dane sprzedawcy (nazwa, ulica, kod pocztowy miejscowość, NIP, numer konta bankowego, nazwa banku).
• Atrybuty rejestrowe sprzedawcy (umieszczane w plikach XML faktur): KRS, Regon, Numer BDO.
• Dodatkowe informacje (umieszczane w plikach XML faktur) - numer telefonu, stopka faktury XML.
• Oznaczenie FP (Faktura paragonowa) - w zależności od tego ustawienia przy wystawianiu każdej faktury system będzie sugerował administratorowi ustawienie dla danej faktury tagu FP bądź nie. Dostępne opcje: "Domyślnie pomijaj przy wystawianiu faktury", "Domyślnie sugeruj dla wystawianych faktur bez NIP/identyfikatora", "Domyślnie sugeruj dla wszystkich wystawianych faktur".

Do poprawnego działania modułu fakturującego konieczne są również dane certyfikatu KSeF wymaganego do generowania kodów QR, które umieszczane są na fakturach w formacie PDF w trybie OFFLINE (Numer seryjny certyfikatu, certyfikat, klucz prywatny).

Z poziomu listy faktur możliwe jest:

• wygenerowanie pliku PDF do wydruku;
• wysłanie mailem faktur do klientów w formie załączonych plików PDF;
• pobranie (zapisanie na lokalnym dysku) plików XML dla faktur oznaczonych jako "Wysyłane do KSeF";
• ręczne wprowadzenie atrybutów KSeF dla faktur oznaczonych jako „Wysyłane do KSeF” (numer KSeF, data wysłania do KSeF) - dane te należy wprowadzić po wczytaniu faktury (pliku XML) do aplikacji systemu KSeF, zgodnie z danymi otrzymanymi z KSeF.

Dokumenty faktur w formacie PDF oznaczane jako "nie wysyłane do KSeF" nie posiadają kodów QR. Faktury w formacie PDF oznaczone jako "Wysyłane do KSeF" są opatrzone jednym kodem QR (jeżeli faktura ma wprowadzone dane: numer KSeF, data wysłania do KSeF) lub dwoma kodami QR (faktura OFFLINE - jeżeli dla faktury nie wprowadzono danych: numer KSeF, data wysłania do KSeF).

UWAGA! Administrator powinien samodzielnie ocenić, czy przesłanie klientowi faktury w formacie PDF nie narusza istniejących przepisów. W szczególności dotyczy to wystawiania faktur z dwoma kodami QR (tryb OFFLINE) bądź faktur bez kodów QR, gdy jednocześnie faktura zostaje wystawiona w KSeF.

Faktury wystawiane są w walucie polskiej (PLN). Dokumenty faktur w formacie XML nie obsługują danych dla sekcji Podmiot3 (w szczególności danych GV - Grupa VAT oraz JST - Jednostka podrzędna samorządu terytorialnego), PodmiotUpowazniony (komornik, organ egzekucyjny) NoweSrodkiTransportu, PMarzy (procedura marży), TP (podmiot powiązany). Obsługa faktur zaliczkowych nie jest zapewniona.

Integracja z KSeF (Krajowy System e-Faktur)

Integracja z KSeF jest modułem dodatkowym - czytaj więcej.