Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system informatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, który ujednolica sposób wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur.
Dotychczasowe formy faktur (papierowe lub przesyłane w pliku PDF) zostają zastąpione przez faktury ustrukturyzowane, tworzone w jednolitym formacie XML.
Każda taka faktura, po wystawieniu przez przedsiębiorcę w systemie księgowym lub ERP, trafia bezpośrednio do centralnego systemu Ministerstwa Finansów.
1. Najważniejsze cechy KSeF:
Każda faktura otrzymuje unikalny numer referencyjny, co daje łatwiejszą identyfikacje i zapewnia większe bezpieczeństwo w zakresie autentyczności dokumentu.
Przedsiębiorcy mogą liczyć na szybszy zwrot VAT (do 40 dni).
Faktury są bezpiecznie przechowywane w systemie przez 10 lat, co zwalnia z obowiązku archiwizacji faktur po stronie firmy.
System ogranicza ryzyko błędów i nadużyć oraz działa niemal w czasie rzeczywistym.
Dane o transakcjach trafiają automatycznie do systemu zapewniając łatwą możliwość zdalnej kontroli przez urząd skarbowy.
2. Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?
Zgodnie z harmonogramem Ministerstwa Finansów, Krajowy System e-Faktur będzie stopniowo wprowadzany jako obowiązkowe narzędzie dla wszystkich podmiotów gospodarczych w Polsce. Obejmie on nie tylko duże korporacje, ale także małe firmy, mikro-przedsiębiorców oraz jednostki sektora publicznego.
Do korzystania z KSeF zostaną zobowiązani:
- Czynni podatnicy VAT,
- Firmy zwolnione z VAT (jeśli mają obowiązek fakturowania),
- Jednostki samorządu terytorialnego, spółki komunalnyeh i inne podmioty publiczne uczestniczące w obrocie gospodarczym.
W praktyce oznacza to, że każdy przedsiębiorca, niezależnie od branży, skali działalności czy formy opodatkowania, będzie musiał wystawiać faktury za pośrednictwem KSeF.
Z obowiązku wystawiania faktur w KSeF zwolnione będą:
- Faktury konsumenckie (B2C), czyli wystawiane osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej,
- Bilety kolejowe, lotnicze, autostradowe i inne, które pełnią funkcję jednorazowej faktury,
- Faktury wystawiane w ramach procedur OSS i IOSS, dotyczące sprzedaży zagranicznej online.
Warto zaznaczyć, że przedsiębiorcy mogą dobrowolnie korzystać z KSeF również w przypadkach, gdy nie są do tego zobowiązani (np. w zakresie faktur konsumenckich) - co pozwala im szybciej dostosować się do nowych przepisów i uprościć obieg dokumentów.
3. Harmonogram wdrożenia KSeF
Ministerstwo Finansów zdecydowało się na etapowe wdrożenie systemu, aby ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do zmian.
Aktualny harmonogram przedstawia się następująco:
- od 1 lutego 2026 r. - obowiązek KSeF obejmie duże podmioty (o obrotach powyżej 200 mln zł w 2024 r.),
- od 1 kwietnia 2026 r. - obowiązek obejmuje pozostałych przedsiębiorców,
- do 1 stycznia 2027 r. - istnieje okres przejściowy dla mikrofirm (sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie).
W okresie przejściowym wciąż możliwe będzie:
- Korzystanie z kas fiskalnych,
- Uznawanie paragonów z NIP do 450 zł za faktury uproszczone,
- Wystawianie faktur poza KSeF w ograniczonym zakresie, zgodnie z przepisami przejściowymi.
4. Jak wygląda proces wystawiania faktur w KSeF?
Procedura wystawienia faktury poprzez KSeF jest w dużej mierze zautomatyzowana i składa się z kilku prostych etapów:
1. Przygotowanie faktury w programie księgowym lub ERP, zgodnie z formatem XML.
2. Wysłanie faktury do KSeF.
3. Automatyczna weryfikacja dokumentu pod kątem poprawności i zgodności ze strukturą.
4. Nadanie numeru referencyjnego (numer KSeF faktury), który stanowi moment wystawienia i doręczenia faktury nabywcy.
5. Udostępnienie faktury - odbiorca może pobrać dokument bezpośrednio z KSeF lub poprzez swoje oprogramowanie finansowo-księgowe.