W tym artykule wyjaśniamy, co to oznacza w praktyce, jakie nowe obowiązki na Ciebie spadają i jak przygotować swój sklep internetowy krok po kroku, aby działał zgodnie z przepisami.
Co to jest GPSR i dlaczego warto a nawet trzeba się nim zainteresować?
GPSR jest odpowiedzią na dynamiczny rozwój e-commerce oraz rosnącą liczbę produktów importowanych spoza UE.
Regulacja ma jeden główny cel: zapewnić, że każdy produkt oferowany konsumentom na terenie Unii Europejskiej jest bezpieczny.
Nie ma znaczenia, czy prowadzisz wielką markę, mały butik handmade, czy jesteś solo przedsiębiorcą sprzedającym z domowego warsztatu, od 13 grudnia 2024 r. każdy produkt w Twoim sklepie musi spełniać wymogi bezpieczeństwa. To Ty odpowiadasz za bezpieczeństwo sprzedawanego produktu, jego oznakowanie, dokumentację i w razie potrzeby procedurę wycofania go z rynku.
Jesteś producentem? Sprzedajesz przez sklep online?
Jeśli samodzielnie wytwarzasz produkty (np. świece, kosmetyki, akcesoria domowe, odzież, zabawki) i sprzedajesz je w Internecie, jesteś jednocześnie producentem i sprzedawcą detalicznym.
Zgodnie z GPSR jesteś odpowiedzialny za to, czy produkt jest bezpieczny, poprawnie oznakowany i prawidłowo opisany w sklepie. Odpowiadasz również za to, co zrobisz, jeśli pojawi się problem, np. klient zgłosi, że produkt mu zaszkodził.
Jakie są obowiązki sprzedawcy i producenta zgodnie z GPSR?
W uproszczeniu: musisz zrobić wszystko, aby Twój produkt nie zagrażał życiu ani zdrowiu konsumenta. Ale to nie wszystko.
Oto, czego wymaga GPSR:
- Bezpieczeństwo produktu – musi być zgodny z odpowiednimi normami, przetestowany, nie może stwarzać zagrożenia w normalnym użytkowaniu.
- Informacje na opakowaniu i produkcie – musisz podać nazwę i adres producenta a także dane podmiotu odpowiedzialnego na terenie UE (jeżeli producent jest spoza UE), dane kontaktowe, identyfikator produktu (np. numer serii, partii).
- Instrukcje i ostrzeżenia – w języku klienta (czyli np. po polsku przy sprzedaży w Polsce).
- Kontakt z klientem – na stronie sklepu musisz jasno podać adres e-mail, telefon i adres działalności – nie wystarczy formularz kontaktowy.
- Śledzenie produktu – musisz wiedzieć, skąd pochodzi produkt i komu został sprzedany.
- Wdrożenie systemu szybkiego reagowania - mechanizmy alarmowe i procedury wycofywania produktów, umożliwiające sprawne informowanie konsumentów oraz skuteczne usuwanie z rynku produktów stwarzających zagrożenie dla zdrowia lub bezpieczeństwa
Jak wdrożyć GPSR krok po kroku w swoim sklepie?
Wdrożenie GPSR może wydawać się złożone, ale można je przeprowadzić w kilku logicznych etapach. Poniżej znajdziesz praktyczną instrukcję:
1: Przeanalizuj swoją ofertę produktową
- Sprawdź, czy każdy z Twoich produktów jest bezpieczny w normalnym użyciu.
- Skataloguj wszystkie produkty: kraj pochodzenia, producent, kategoria ryzyka.
- Jeśli to konieczne, zleć testy (np. badania dermatologiczne dla kosmetyków, badania palności dla świec).
- Sprawdź, czy posiadasz odpowiednią dokumentację: deklaracje zgodności, certyfikaty, atesty.
2: Zadbaj o poprawne oznakowanie produktu
Na opakowaniu lub produkcie powinny się znaleźć:
- Nazwa i adres producenta a także dane podmiotu odpowiedzialnego na terenie UE (jeżeli producent jest spoza UE),
- Dane kontaktowe (adres e-mail lub telefon),
- Identyfikator produktu (numer partii, seria),
- Instrukcja użytkowania i ostrzeżenia
3: Uporządkuj informacje na stronie sklepu
- Upewnij się, że klient ma dostęp do pełnych danych kontaktowych – e-mail, telefon i fizyczny adres firmy (nie wystarczy formularz).
- Wprowadź jasną politykę zwrotów i procedurę kontaktu w razie problemów z produktem.
- Dodaj do sklepu prostą zakładkę: „Bezpieczeństwo produktów” lub „Informacje o produktach”.
- Zadbaj, aby każda karta produktu zawierała: Dane producenta lub importera – podmiotu odpowiedzialnego (jeżeli producent jest spoza UE), Instrukcje użycia, Ostrzeżenia (np. „Nieodpowiednie dla dzieci poniżej 3 roku życia”), Informację o zgodności z normami UE.
4: Przygotuj się na ewentualne zgłoszenie ryzyka
- Opracuj procedurę wycofywania produktów: Jak i kiedy informujesz klientów? Jak usuwasz produkt z oferty? Jak zarządzasz zwrotami?
- Przygotuj szybki formularz kontaktowy lub system zgłoszeń
5: Archiwizuj dane o sprzedaży i dostawcach
- Przechowuj dane o partiach produktów, dostawcach surowców i klientach
- Upewnij się, że jesteś w stanie szybko odnaleźć, kto kupił daną partię produktu – np. przez historię zamówień w sklepie.
Checklista GPSR dla e-commerce. Sprawdź czy:
- Produkt jest bezpieczny i przetestowany
- Opakowanie zawiera nazwę i dane kontaktowe producenta a także dane podmiotu odpowiedzialnego na terenie UE (jeżeli producent jest spoza UE)
- Jest numer partii / kod identyfikacyjny produktu
- Instrukcja i ostrzeżenia są w języku kraju klienta
- Na stronie podany jest e-mail, telefon i adres firmy
- Posiadam dokumentację zgodności / atesty
- Klient ma łatwy dostęp do kontaktu i pomocy
- Mam gotowy wzór powiadomienia o zagrożeniu
- Przechowuję dane o produktach i sprzedaży
- Wiem, jak zgłosić produkt do UOKiK
Rozporządzenie GPSR stanowi istotny krok w kierunku zwiększenia ochrony konsumentów. Nowe przepisy wprowadzają większą przejrzystość oraz nakładają na sprzedawców wyraźniejsze obowiązki w zakresie bezpieczeństwa oferowanych produktów.
Dostosowanie się do wymogów GPSR to nie tylko realizacja obowiązku prawnego, ale także szansa na wzmocnienie reputacji sklepu i budowanie trwałego zaufania klientów. Konsumenci coraz bardziej cenią sobie transparentność, odpowiedzialność oraz dbałość o bezpieczeństwo.
W czasach rosnącej świadomości konsumenckiej zgodność z regulacjami i otwarta komunikacja często przesądzają o wyborze produktu, szczególnie w przypadku mniejszych, lokalnych firm rywalizujących z dużymi graczami na rynku.