Instrukcja - zamówienia

Zamówienia

Panel zamówień służy do obsługi spływających do sklepu zamówień oraz umożliwia składanie zamówień z jego poziomu (obsługa zamówień telefonicznych).

Zamówienia

Po wybraniu tej opcji system otworzy okienko wyszukiwarki zamówień pozwalające określić następujące kryteria wyszukiwania zamówień:

• Login klienta – wyszukiwanie po fragmencie loginu klienta
• Nazwa klienta - wyszukiwanie po fragmencie nazwy klienta
• Numer zamówienia - wyszukiwanie po numerze zamówienia

• Status zamówienia – filtrowanie po aktualnym statusie zamówienia, dostępne statusy:

  • [Nieważne] – dowolny status zamówienia
  • Niepotwierdzone przez klienta – zamówienia złożone, ale jeszcze nie potwierdzone przez klienta (poprzez link w przypadku płatności za pobraniem lub poprzez dokonanie płatności w przypadku płatności on-line)
  • Potwierdzone przez klienta – zamówienia potwierdzone przez klienta
  • W trakcie realizacji – zamówienia zaakceptowane do realizacji
  • W trakcie kompletacji – zamówienia w trakcie kompletowania do wysłania (wymagane posiadanie modułu dodatkowego)
  • Skompletowane – zamówienia skompletowane, gotowe do wysłania (wymagane posiadanie modułu dodatkowego)
  • Wysłane – zamówienia wysłane
  • Nieodebrane – zamówienia, które wróciły do sprzedawcy (nie zostały odebrane)
  • Odebrane – zamówienia odebrane (zrealizowane)
  • Anulowane – zamówienia, które zostały wycofane przez administratora
  • Oczekiwanie na płatność – zamówienia, dla których klient wybrał opcję płatności on-line i płatność ta nie została poprawnie przeprowadzona
  • Gotowe do odbioru – zamówienia przygotowane dla klienta do odbioru. Status dotyczy wyłącznie tych zamówień, dla których klient wybrał opcję odbioru osobistego (bez wysyłki)
• Obsługiwane przez – wyszukiwanie według operatora obsługującego przesyłkę związaną z zamówieniem (Poczta Polska, firma kurierska)
• Data od – data początkowa z zakresu dat
• Data do – data końcowa z zakresu dat
• Płatność – wyszukiwanie według rodzaju płatności związanego z zamówieniem

Statusy zamówień:

Po złożeniu zamówienia przez klienta, zamówienie przyjmuje status "Niepotwierdzone". Jeżeli klient wybrał jako formę płatności "Za pobraniem" lub "Przelew", to na jego adres mailowy wysyłany jest link potwierdzający. Status zamówienia zmienia się w tym wypadku na "Potwierdzone" po kliknięciu w ten link przez klienta. Jeżeli klient wybrał jako formę płatności jedną z płatności on-line, wówczas po dokonaniu płatności status zamówienia zmieniany jest na "Potwierdzone".

Po określeniu kryteriów wyszukiwania system wyświetli listę zamówień spełniających zadane kryteria w formie tabeli zawierającej kolumny:

• Data zamówienia
• Numer zamówienia
• Klient – nazwa klienta (imię i nazwisko, nazwa firmy). Kliknięcie w nazwę klienta powoduje rozwinięcie pola i wyświetlenie pełniejszych danych klienta.
• Wartość brutto zamówienia
• Status zamówienia
• Przesyłka i płatność – kliknięcie w to pole powoduje wyświetlenie dodatkowego przycisku, który umożliwia pobranie dokumentu przesyłki (druk pocztowy).

Administrator może w każdej chwili zmienić kryterium sortowania (kolejność, według której wyświetlają się wyszukane zamówienia), klikając w wybrany nagłówek kolumny. Przykładowo, klikając w tytuł "Wartość" system wyświetli wyszukane zamówienia w kolejności od najniższej kwoty do najwyższej. Powtórne kliknięcie w tę samą kolumnę zmienia sposób sortowania z rosnącego na malejący i na odwrót.

W tabeli z zamówieniami znajdują się również ikonki, zawierające graficzną informację o zamówieniu. Każda ikonka może być szara lub w kolorze:

Administrator może w każdej chwili przejść do szczegółów edycji (opcja Edytuj) wybranego zamówienia.

Kompletowanie zamówienia (moduł dodatkowy)

Na liście zamówień możliwe jest wybranie kompletowania zamówienia (opcja dostępna po kliknięciu w ikonkę przy zamówieniu), po zakończeniu którego zamówienie otrzyma status Skompletowane. Po otwarciu tej opcji wyświetla się lista produktów objętych zamówieniem. Zamówienie zostanie skompletowane (przygotowane do wysyłki), gdy wszystkie kody EAN wszystkich produktów zostaną wpisane. Rejestrowanie kodów powinno się odbywać przy pomocy czytnika kodów paskowych EAN podłączonego do komputera. Do prawidłowego działania tego modułu indeksy towarowe produktów muszą być zapisane kodami EAN (13 cyfr).

Na liście zamówień obok każdego zamówienia widnieje pole zaznaczenia służące do wybrania zamówień, na których administrator może dokonywać operacji. Poniżej tabelki dostępne są przyciski:

• Zaznacz wszystko – zaznacza wszystkie wyświetlone zamówienia
• Odznacz wszystko – kasuje wszystkie zaznaczenia
• Drukuj naklejki – drukuje naklejki adresowe dla wybranych zamówień (format PDF)
• Wydruk książki nadawczej – drukuje książkę nadawczą dla potrzeb Poczty Polskiej
• Połącz zamówienia – opcja pozwala na połączenie kilku zaznaczonych zamówień w jedno
• Wystaw faktury – generuje faktury dla wybranych zamówień. Jeśli wybrane zamówienia mają już wystawione faktury, drukowane są dla nich duplikaty. Jeśli w zamówieniach nastąpiły zmiany, system automatycznie wystawia i drukuje korekty faktur. Faktury generowane są w formacie PDF. (dostępne tylko w wersji Market)
• Raport dla hurtowni – plik w formacie PDF z listą produktów, które zostały zamówione przez klientów, a nie zostały jeszcze wysłane
• Raport zamówionych produktów - plik w formacie PDF z listą produktów z wybranych zamówień
• Wydruk zamówień – drukuje zestawienie (format PDF) zaznaczonych zamówień - szczegółowe informacje o zamówieniach, wraz ze statusem realizacji zamówienia, danymi klienta, numerem zamówienia, rodzajem płatności, itd.

Jeżeli Państwa sklep zaopatrzony jest w moduł dodatkowy służący do kompletacji zamówień, poniżej wyświetlają się jeszcze 2 przyciski:

• Wydruk do kompletacji – przygotowanie dokumentów (format PDF) umożliwiających skompletowanie (przy pomocy czytnika kodów paskowych) zaznaczonych polami checkbox zamówień
• Drukuj wszystkie do kompletacji – przygotowanie dokumentów (format PDF) umożliwiających skompletowanie wszystkich istniejących zamówień, które posiadają status "Potwierdzone przez klienta" lub "W trakcie realizacji"

Nad wynikami wyszukiwania znajduje się button Wprowadź zamówienie – opcja ręcznego wprowadzania zamówień. Kliknięcie w ten button jest tożsame z wybraniem opcji "Dodaj zamówienie" z menu głównego, o czym mowa poniżej.

Dodaj zamówienie

Opcja otwiera okno edycji zamówienia, umożliwiające administratorowi ręczne wprowadzanie zamówień spływających np. poprzez email, fax lub składanych telefonicznie. Aby dodać nowe zamówienie należy wprowadzić dane klienta, listę kupowanych produktów oraz przesyłkę z rodzajem płatności.

System umożliwia wybór klienta spośród istniejących, zarejestrowanych uprzednio użytkowników sklepu lub wprowadzenie nowego klienta. Należy więc wybrać opcję Dodaj klienta, a następnie:

• wyszukać odpowiednie dane (wpisując w wyszukiwarce nazwę klienta, login lub adres e-mail)

lub

• korzystając z opcji Dodaj klienta (w nowo otwartym oknie) wprowadzić jego dane od podstaw.

W kolejnym kroku administrator ma możliwość dodawania pozycji (produktów) do zamówienia (Dodaj produkt) oraz zdefiniowania przesyłki wraz z rodzajem płatności (Dodaj przesyłkę). Złożone zamówienie trafia do rejestru zamówień i wchodzi w normalny proces obsługi zamówień.

Auto-kompletacja (moduł dodatkowy)

Na ekranie wyświetla się pole edycyjne "Kod rozpoczęcia", a poniżej button "Drukuj wszystkie do kompletacji".

Po kliknięciu buttona "Drukuj wszystkie do kompletacji" wygenerowany zostanie plik w formacie PDF, który zawiera na osobnych stronach wszystkie zamówienia, które nie zostały jeszcze skompletowane. Dokument należy wydrukować i przygotować skaner kodów EAN podpięty do komputera. Każde zamówienie na wydruku rozpoczyna się i kończy specjalnymi kodami: kodem rozpoczęcia i kodem zakończenia, pomiędzy tymi kodami wydrukowane są kolejne kody produktów objętych zamówieniem. Zeskanowanie kodu rozpoczęcia przy otwartej zakładce "Auto-kompletacja" otwiera okienko z listą produktów objętych danym zamówieniem. Skanując teraz kolejne kody produktów, a na końcu kod zakończenia dokonujemy kompletacji zamówienia. Do prawidłowego działania tego modułu indeksy towarowe produktów muszą być zapisane kodami EAN (13 cyfr).

Edycja zamówień

Po wybraniu opcji "Edytuj" na liście zamówień system wyświetli okno zawierające trzy zakładki:

• Dane podstawowe – okno zawiera informacje o edytowanym zamówieniu oraz o kliencie. Jest to najważniejsza zakładka omawianej sekcji, dlatego została ona omówiona osobno poniżej.
• Historia zamówienia – zawiera listę operacji, jakie zostały dokonane na wybranym zamówieniu (w formie Data, Zdarzenie, Opis zdarzenia).
• Lista faktur i płatności – zawiera listę faktur i korekt wystawionych do danego zamówienia (dostępne tylko w wersji Market), a także listę płatności otrzymanych w związku z tym zamówieniem. W zakładce tej istnieje możliwość ręcznego wprowadzenia bądź usunięcia płatności.
  
  Ponadto jeżeli klient przy składaniu zamówienia wybrał płatność on-line, dostępny jest także przycisk Generuj nową płatność. Wybranie tej opcji przez administratora generuje możliwości dokonania dopłaty on-line przez klienta. W przypadku zwiększenia wartości zamówienia po jego opłaceniu przez klienta zachodzi konieczność dokonania dopłaty. Dopłata on-line możliwa jest po wygenerowaniu przez administratora sklepu nowej płatności na kwotę dopłaty. W wyniku wygenerowania nowej płatności klient otrzymuje powiadomienie mailem i po zalogowaniu się do sklepu na swoje konto może wykonać płatność.

Dane podstawowe

Ekran tej zakładki został podzielony na kilka podsekcji. Pierwsza z nich zawiera następujące informacje o zamówieniu:

• Numer zamówienia i Data złożenia zamówienia
• Całkowita waga zamówienia – waga edytowanego zamówienia (dostępne tylko w wersji Market)
• Liczba punktów za zamówienie – wyświetla się wyłącznie, gdy sklep wyposażony jest w punktowy program lojalnościowy
• Status zamówienia – status realizacji zamówienia
• Przesyłka – rodzaj przesyłki
• Płatność – rodzaj płatności wraz z Sumą płatności

W zależności od obecnego statusu zamówienia na ekranie mogą wyświetlać się następujące przyciski:

• Status -> ... – W zależności od obecnego statusu zamówienia, umożliwia zmianę statusu zamówienia (na następny etap, zgodnie ze statusami zamówienia)
• Anuluj zamówienie – opcja wycofania złożonego zamówienia

• Zmiana statusu – kliknięcie w ten przycisk wyświetla w nowym okienku formularz umożliwiający ręczną zmianę statusu zamówienia. W sklepie istnieją następujące statusy zamówienia:

  • Niepotwierdzone przez klienta – zamówienie złożone, ale jeszcze nie potwierdzone przez klienta (poprzez link w przypadku płatności za pobraniem lub poprzez dokonanie płatności w przypadku płatności on-line)
  • Potwierdzone przez klienta – zamówienia potwierdzone przez klienta
  • W trakcie realizacji – zamówienia zaakceptowane do realizacji
  • W trakcie kompletacji – zamówienia w trakcie kompletowania do wysłania (wymagane posiadanie modułu dodatkowego)
  • Skompletowane – zamówienia skompletowane, gotowe do wysłania (wymagane posiadanie modułu dodatkowego)
  • Wysłane – zamówienia wysłane
  • Nieodebrane – zamówienia, które wróciły do sprzedawcy (nie zostały odebrane)
  • Odebrane – zamówienia odebrane (zrealizowane)
  • Anulowane – zamówienia, które zostały wycofane przez administratora
  • Oczekiwanie na płatność – zamówienia, dla których klient wybrał opcję płatności on-line i płatność ta nie została poprawnie przeprowadzona
  • Gotowe do odbioru – zamówienia przygotowane dla klienta do odbioru. Status dotyczy wyłącznie tych zamówień, dla których klient wybrał opcję odbioru osobistego (bez wysyłki)

W zależności od stanu opłacenia zamówienia na ekranie mogą wyświetlać się następujące przyciski:

• Dodaj płatność – umożliwia ręczne wprowadzenie wpłaty dokonanej przez klienta
• Wystaw i drukuj fakturę – umożliwia wystawienie faktury (jeżeli faktura nie została wcześniej wystawiona) oraz jej wydruk do pliku w formacie PDF (niezależnie, czy faktura była wcześniej wystawiona, czy właśnie jest wystawiana)

W kolejnej podsekcji wyświetlane są następujące informacje:

• Dane kupującego:

  • Login
  • Nazwa klienta – imię i nazwisko klienta lub nazwa firmy
  • Dane kontaktowe – osoba kontaktowa, telefon, email. W tym miejscu ekranu istnieje przycisk Wyślij mail, którego kliknięcie pozwala na wysłanie maila do klienta w szablonie graficznym sklepu.
  • Adres: Ulica, Numer domu, Numer mieszkania, Kod pocztowy, Miasto
  • Kraj
  • NIP

• Adres wysyłki (tylko jeżeli jest inny od adresu klienta)

  • Nazwa podmiotu – imię i nazwisko klienta lub nazwa firmy
  • Adres wysyłki
  • Kraj

• Uwagi do zamówienia

  • Uwagi klienta (tylko do odczytu)
  • Uwagi sklepu – administrator może zamieścić swój komentarz do zamówienia (możliwość edycji)

Ponad sekcją z danymi kupującego dostępny jest przycisk Edytuj dane klienta, którego kliknięcie pozwala na zmianę danych klienta (np. w sytuacji gdy klient podał błędne dane składając zamówienie).

Na dole ekranu znajduje się tabela z wykazem produktów, które wchodzą w skład zamówienia. Osobną pozycję stanowi przesyłka. Administrator może zmienić pozycje zamawianych produktów, czy też zmienić przesyłkę korzystając z opcji obok każdej z pozycji (Edytuj). Możliwe jest również usunięcie wybranej pozycji z zamówienia (Usuń).

Ponad tabelą z produktami istnieje przycisk Dodaj produkt, którego kliknięcie umożliwia dodanie pozycji do zamówienia (np. gdy klient chce domówić jeszcze jeden produkt do właśnie złożonego zamówienia). Istnieje możliwość wyszukania produktu z bazy danych lub też dodania go ręcznie (opcja Dodaj produkt nad oknem wyszukiwania produktów). Jeżeli produkt zostanie dodany ręcznie (nie zostanie wybrany produkt z bazy danych), to taki produkt pojawi się wyłącznie w edytowanym zamówieniu i nie zostanie dodany do listy produktów w bazie danych.

Na samym dole ekranu wyświetla się przycisk Wróć, którego kliknięcie zamyka okienko z danymi szczegółowymi zamówienia i ekran powraca do wyświetlania listy zamówień.