Zaawansowany newsletter dla sklepu internetowego

Newsletter (moduł dodatkowy)

Newsletter jest narzędziem służącym do prowadzenia elektronicznego marketingu. Korzystanie z newslettera umożliwia podtrzymywanie kontaktów z klientami, którzy zapisali się na listę subskrybentów i wyrazili tym samym zgodę na otrzymywanie informacji mailowych wysyłanych przez sklep. Za pomocą newslettera można dokonywać masowej wysyłki maili do klientów informując ich np. o nowych produktach czy promocjach, dzięki czemu można zachęcić ich do dokonania kolejnych zakupów.

Na stronach sklepu newsletter jest wyświetlany w formie boksu, w którym każdy użytkownik może wpisać swój adres mailowy i zapisać się do newslettera (lub zrezygnować z dalszej subskrypcji). Jeżeli w systemie istnieje więcej grup tematycznych newslettera, użytkownik wybiera grupy, do których chce się zapisać. W takim przypadku użytkownik będzie otrzymywał wiadomości dotyczące wyłącznie grup, do których się zapisał.

Moduł newslettera zapewnia możliwość tworzenia szablonów wiadomości za pomocą wewnętrznego edytora. Istnieje również możliwość przygotowania wiadomości mailowej za pomocą zewnętrznego oprogramowania (np. programu pocztowego) i zaimportowania gotowego pliku w formacie *.eml do bazy newslettera. Wysyłka wiadomości przeprowadzana jest przez administratora sklepu, który przed wysyłką może wybrać grupę tematyczną newslettera, a także wskazać inne dodatkowe kryteria, dzięki czemu wiadomości mogą trafić do zawężonej grupy odbiorców (np. do klientów, którzy dokonali zakupu w ciągu ostatniego miesiąca za kwotę przynajmniej 200zł i zapisali się do grupy tematycznej o nazwie "Promocje specjalne").

Newsletter wchodzi w skład funkcjonalności wersji Market sklepu AptusShop.

Wiadomości

Główna sekcja modułu Newsletter, zatytułowana Wiadomości, zapewnia możliwość tworzenia szablonów wiadomości, importowania wiadomości w formacie *.eml oraz przeprowadzania wysyłki newslettera na podstawie przygotowanego szablonu wiadomości do określonej grupy odbiorców.

Po kliknięciu w tę sekcję na ekranie wyświetlają się 3 zakładki: Wiadomości, Wiadomości importowane oraz Historia wysyłania. Pierwsza z zakładek (Wiadomości) przechowuje listę szablonów wiadomości, stworzonych przy pomocy edytora newslettera. Administrator może tworzyć nowe szablony, dokonywać ich edycji oraz wykonać wysyłkę wiadomości do określonego kręgu adresatów. Druga z zakładek (Wiadomości importowane) przechowuje listę szablonów wiadomości zaimportowanych do systemu w postaci plików w formacie *.eml, które zostały wcześniej przygotowane za pomocą zewnętrznego oprogramowania. Administrator nie ma możliwości edycji tych wiadomości i może wyłącznie dokonać ich wysyłki (wysyłka wygląda identycznie, jak w przypadku wiadomości przygotowanych za pomocą edytora). Ostatnia z zakładek (Historia wysyłania) przechowuje listę terminów (data, godzina), w których następowała wysyłka wiadomości (z podaniem tematów wysłanych wiadomości). Dzięki temu można odszukać, która wiadomość była wysyłana w przeszłości.

Wiadomości

Zakładka Wiadomości wyświetla listę szablonów wiadomości, które zostały utworzone przez administratora przy pomocy edytora. Dla każdej pozycji w tabeli wyświetlany jest Temat i Data utworzenia wiadomości oraz dostępne są przyciski: Podgląd (wyświetla wiadomość w finalnej formie z zachowaniem stylistyki newslettera), Edytuj (umożliwia zmianę treści wiadomości), Historia (wyświetla listę terminów, w których następowała wysyłka tej wiadomości), Wyślij (przechodzi do opcji wysyłki newslettera do zapisanych użytkowników; opcja ta została opisana w dalszej części instrukcji) oraz Usuń (usuwa szablon wiadomości z systemu). Ponad tabelą dostępny jest przycisk Dodaj wiadomość.

Kliknięcie w Dodaj wiadomość lub w Edytuj przy wybranym szablonie wiadomości wywołuje nowe okienko zawierające takie same elementy bez względu na to, czy dodajemy nową wiadomość czy też edytujemy istniejący szablon. Okienko to zawiera dwie zakładki, które zostały omówione poniżej:

  • Edycja wiadomości

    W tej zakładce wprowadzamy podstawowe dane dotyczące szablonu wiadomości, czyli:

    • Temat wiadomości – tekst, który pojawi się w temacie wiadomości e-mail oraz w jej nagłówku
    • Podtytuł wiadomości – tekst, który pojawi się tuż pod głównym nagłówkiem (tematem) wiadomości
    • Kod Google Analytics – w tym polu istnieje możliwość wpisania kodu Google Analytics, który zostanie osadzony w kodzie wiadomości e-mail. Kod Google Analytics umożliwia śledzenie efektywności wysyłki newslettera, jeżeli korzystają Państwo z usługi oferowanej przez Google.
    • Wybierz logo – możliwość zamieszczenia pliku graficznego (logo), który zostanie wyświetlony na samej górze szablonu wiadomości (w przyjętym tradycyjnie miejscu – czyli w lewym górnym rogu). Plik logo wybierany jest z katalogu zdjęć o nazwie "Logo". W związku z tym, aby stworzyć wiadomość i osadzić w nim logo musi istnieć katalog zdjęć o nazwie "Logo" i musi w nim istnieć przynajmniej 1 plik graficzny. Więcej informacji na temat katalogów zdjęć znajduje się na poprzednich stronach niniejszej instrukcji (w sekcji Informacje -> Katalogi zdjęć). Jeżeli nie istnieje katalog zdjęć o nazwie "Logo", wówczas pole Wybierz logo nie jest wyświetlane (w jego miejscu pojawia się stosowny komunikat).
    • Treść – treść wiadomości, która wprowadzana jest przy pomocy edytora. Funkcjonalność edytora opisana została na poprzednich stronach niniejszej instrukcji (w sekcji Produkty -> Edytor tekstu).
  • Moduły wiadomości

    Podstawowa część wiadomości składa się z tematu i podtytułu wiadomości, które tworzą nagłówek oraz z treści wiadomości, która wyświetlana jest pod spodem. Administrator ma możliwość rozszerzenia szablonu wiadomości o dodatkowe elementy, tzn. może zamieścić pod podstawową częścią wiadomości kilka dodatkowych modułów z dodatkową treścią. Moduły te mogą być dwojakiego rodzaju: moduł tekstowy (składa się z nagłówka i treści, czyli wygląda on podobnie do podstawowej części wiadomości) albo moduł z produktami (prezentuje listę wybranych produktów, która wyświetlana jest pod nagłówkiem tekstowym). Takich modułów w obrębie wiadomości można umieścić wiele, dzieląc w ten sposób szablon na kilka odrębnych sekcji. W zakładce Moduły wiadomości wyświetlana jest lista tych dodatkowych modułów z oznaczeniem nagłówka oraz rodzaju modułu (tekstowy / z produktami). Każdą pozycję można edytować (przycisk Edytuj), usunąć (przycisk Usuń), a także zmienić jej pozycję na liście (za pomocą przycisku ^, który przenosi wybraną pozycję o jedną pozycję "w górę" na liście). U góry ekranu wyświetlane są 2 przyciski, które służą do dodania nowego modułu (modułu tekstowego albo modułu z produktami) i zamieszczenia go na końcu listy. Kliknięcie dowolnego z tych przycisków wywołuje nowe okienko, które wygląda identycznie jak okienko edycji istniejącego modułu. Poniżej zostały opisane obie opcje dodawania (edycji) w zależności od rodzaju modułu:

    • Dodaj moduł tekstowy (bądź edycja modułu tekstowego) – w nowym okienku wyświetla się formularz zawierający dwa elementy: Nagłówek oraz Treść. Treść wiadomości wprowadzana jest przy pomocy edytora, którego funkcjonalność opisana została na poprzednich stronach niniejszej instrukcji (w sekcji Produkty -> Edytor tekstu). Kliknięcie Zatwierdź pod formularzem zamyka okienko i dokonuje zmiany na liście modułów.
    • Dodaj moduł z produktami (bądź edycja modułu z produktami) – moduł tego rodzaju służy do wyświetlenia sekcji zawierającej jeden lub kilka produktów. W nowym okienku wyświetla się formularz zawierający dwa pola: Nagłówek oraz Liczba kolumn, pod którymi widnieje lista produktów, które będą wyświetlane w tej sekcji szablonu wiadomości. Wartość określona w polu Liczba kolumn (do wyboru 1, 2, 3 lub 5) decyduje o sposobie wyświetlania produktów, tzn. w ilu kolumnach będą wyświetlane kolejne pozycje.

      W celu dodania produktów do modułu, należy kliknąć Dodaj produkty, w wyniku czego w nowym okienku wyświetli się wyszukiwarka produktów. Po zatwierdzeniu kryteriów wyszukiwania na ekranie pojawi się lista produktów, zawierająca przy każdej pozycji pole checkbox. Zaznaczenie jednego lub kilku produktów, a następnie kliknięcie Dodaj produkty pod tabelą zamyka okienko i dodaje wskazane polami checkbox produkty na końcu listy.

      Produkty na liście można edytować (przycisk Edytuj), usuwać (przycisk Usuń), a także zmieniać ich pozycję na liście (za pomocą przycisku ^, który przenosi wybraną pozycję o jedną pozycję "w górę" na liście).

      Na uwagę zasługuje fakt, że wejście w edycję produktu z listy produktów przypisanych do modułu wiadomości otwiera formularz, w którym można edytować następujące pola: Nazwa, Cena, Stara cena oraz Opis. Są to pola, których nie wprowadza się podczas dodawania produktu do modułu wiadomości. Omawiane pola wypełniane są automatycznie podczas dodawania produktu do wiadomości poprzez przepisanie ich z pól, które istnieją w definicji produktu (pole Opis pobierane jest z pola Krótki opis istniejącego w definicji produktu). Oznacza to, że w momencie dodawania produktu do newslettera utworzona zostaje kopia tych czterech parametrów. W formularzu edycji produktu w ramach modułu newslettera pola te można zmienić, co oznacza, że jeżeli dodamy produkt do wiadomości newslettera, a następnie będziemy edytować sam produkt (w zakładce Produkty dostępnej z menu głównego), to zmiany dokonane w produkcie nie będą miały wpływu na dane widniejące w newsletterze. Stan ten można zmienić zaznaczając pole checkbox Aktualizuj przy wysyłaniu newslettera w formularzu edycji produktu w ramach modułu newslettera. Wtedy każdorazowa wysyłka newslettera będzie pobierała dane bezpośrednio z definicji produktu (z danych zdefiniowanych w zakładce Produkty dostępnej z menu głównego) i zamieszczała te dane przed wysyłką w odpowiednich polach modułu produktowego newslettera.

      Kliknięcie Zatwierdź pod formularzem zamyka okienko i dokonuje zmian na liście modułów.

Po zakończeniu edycji / dodawania nowej wiadomości należy kliknąć Zatwierdź w głównym okienku edycyjnym wiadomości.

Wiadomości importowane

Zakładka Wiadomości importowane wyświetla listę wiadomości, które zostały zaimportowane przez administratora. Są to pliki w formacie *.eml, które zostały przygotowane za pomocą zewnętrznego oprogramowania (np. programu pocztowego). Dla każdej pozycji w tabeli wyświetlany jest Temat, Data importu oraz Rozmiar pliku określony w kilobajtach. Oprócz tego dla każdej wiadomości istnieją przyciski: Pobierz (pobiera plik umożliwiając zapisanie go na lokalnym dysku), Historia (wyświetla listę terminów, w których następowała wysyłka tej wiadomości), Wyślij (przechodzi do opcji wysyłki newslettera do zapisanych użytkowników; opcja ta została opisana w dalszej części instrukcji) oraz Usuń (usuwa plik wiadomości z systemu). Ponad tabelą dostępny jest przycisk Importuj wiadomość, którego kliknięcie otwiera nowe okienko umożliwiające wskazanie pliku na lokalnym dysku, który zostanie wczytany do bazy wiadomości newslettera.

Historia wysyłania

Zakładka ta wyświetla listę terminów, w których wysyłane były wszystkie wiadomości newslettera. W tabeli przedstawione są następujące informacje: Wysłane przez (nazwa administratora, który dokonał wysyłki), Temat wiadomości, Data wysłania (wraz z godziną), Liczba wysłanych maili (liczba użytkowników, do których został wysłany newsletter), Rozmiar (rozmiar pojedynczej wiadomości podany w kilobajtach), Opis (wykaz grup tematycznych, do których został wysłany newsletter).

Wysyłanie wiadomości do użytkowników (subskrybentów newslettera)

W każdej z zakładek: Wiadomości oraz Wiadomości importowane na liście szablonów newslettera przy każdej pozycji dostępne są przyciski Wyślij. Kliknięcie w taki przycisk otwiera nowe okienko umożliwiające wysłanie newslettera z użyciem wskazanego szablonu wiadomości. Okienko wysyłki zawiera dwie zakładki: Wysłanie testowe oraz Wysłanie do klientów. Pierwsza z nich daje możliwość testowego wysłania pojedynczej wiadomości pod podany adres mailowy. Administrator może więc wpisać swój adres, a następnie obejrzeć wysłaną wiadomość po jej odebraniu w swoim lokalnym programie pocztowym. Dla wiadomości stworzonych przy pomocy edytora, w formularzu wysyłki testowej można zaznaczyć checkbox Dołącz link do rezygnacji z subskrypcji, który jest niedostępny w przypadku wysyłki wiadomości zaimportowanych. Jeżeli ta opcja zostanie wybrana, w wysłanym mailu zostanie załączony link, który umożliwi odbiorcy wypisanie się z newslettera. Opcja ta nie jest dostępna dla wiadomości zaimportowanych, gdyż system nie może ingerować w treść takich wiadomości.

Zakładka Wysłanie do klientów służy do przeprowadzenia masowej wysyłki maili, które zostaną wysłane do wszystkich subskrybentów newslettera spełniających kryteria zadane w wyświetlonym formularzu. Formularz wysyłki wiadomości zawiera następujące pola:

  • Wyślij do grup – określenie grupy lub kilku grup tematycznych. Newsletter zostanie wysłany wyłącznie do tych użytkowników, którzy zapisani są doodpowiednich grup. Aby wybrać większą liczbę grup, należy użyć klawisza <Ctrl>.
  • Dołącz link do rezygnacji z subskrypcji (niedostępne dla wiadomościzaimportowanych) – zaznaczenie tej opcji spowoduje, że w wysłanym mailuzostanie załączony link, który umożliwi odbiorcy wypisanie się z newslettera. Opcjata nie jest dostępna dla wiadomości zaimportowanych, gdyż system nie możeingerować w treść takich wiadomości.
  • Wartość pojedynczego zamówienia (od... do...) – newsletter zostanie wysłany do użytkowników, którzy złożyli zamówienia o wartości zawierającej się w podanymprzedziale kwotowym.
  • Liczba zamówień (od... do...) – newsletter zostanie wysłany do użytkowników,którzy złożyli określoną liczbę zamówień, podaną w przedziale (od... do...).
  • Daty zamówień (od... do...) – newsletter zostanie wysłany do użytkowników,którzy złożyli zamówienia w określonym przedziale czasowym.

Kryterium wyboru grupy docelowej użytkowników na podstawie zamówień (ostatnie 3 pola formularza) ma charakter koniunkcji podanych warunków. Oznacza to, że jeżeli określimy np. początkowy przedział wartości zamówienia na 300,00 zł, liczbę zamówień na minimum 2 oraz datę początkową zamówień na 01-01-2012r., to system zawęzi wysyłkę newslettera do użytkowników, którzy począwszy od 01-01-2012r. złożyli przynajmniej 2 zamówienia o wartości nie mniejszej niż 300,00 zł. Warunki dotyczące zamówień nie muszą być zadane – wówczas newsletter zostanie wysłany do określonych grup tematycznych bez względu na to, jakie użytkownicy składali zamówienia.

Kliknięcie w przycisk Zatwierdź rozpoczyna wysyłkę maili do subskrybentów. Przed dokonaniem wysyłki możliwe jest pobranie listy adresów, pod które zostaną wysłane wiadomości. Można tego dokonać klikając w Zapisz listę maili do CSV. Plik tekstowy, który można pobrać na swój lokalny komputer, zawiera listę adresów e-mail, które spełniają kryteria zadane w formularzu wysyłki.

Na uwagę zasługuje fakt, że baza użytkowników newslettera jest rozłączna z bazą danych klientów. Oznacza to, że subskrybentem newslettera może być osoba, która nigdy nie dokonała w sklepie jakiegokolwiek zakupu. Jeżeli w parametrach wysyłki newslettera zostały zadane kryteria dotyczące zamówień, wówczas system przeszukuje bazę zamówień łącząc je z użytkownikami newslettera na podstawie adresu e-mail, który musi wystąpić zarówno na liście subskrybentów newslettera jak i w bazie klientów i zamówień.

Jeżeli wiadomość newslettera była już wcześniej wysyłana, w górnej części okienka pojawia się stosowny komunikat oraz dostępny jest link do historii wysyłania tego szablonu.

Grupy tematyczne

Grupy tematyczne newslettera są wybierane przez użytkowników sklepu podczas zapisywania się do newslettera. Wyjątek stanowi sytuacja, gdy w systemie istnieje tylko jedna grupa tematyczna – wówczas użytkownik podczas subskrypcji newslettera podaje tylko swój adres e-mail. Grupa tematyczna wybierana jest podczas wysyłki newslettera, dzięki czemu wiadomości wysyłane są do określonej grupy odbiorców.

Po kliknięciu w sekcję Newsletter -> Grupy tematyczne pojawia się lista grup z możliwością ich edycji (przycisk Edytuj) oraz usuwania (przycisk Usuń).

Kliknięcie w Dodaj grupę lub w Edytuj przy wybranej pozycji na liście otwiera w nowym okienku formularz definicji grupy tematycznej, który zawiera 3 pola:

  • Nazwa grupy tematycznej – nazwa ta wyświetlana jest w panelu administracyjnym oraz prezentowana jest użytkownikom (subskrybentom)
  • Grupa domyślna – oznaczenie Tak / Nie. Podczas dokonywania subskrypcji newslettera użytkownikowi wyświetlana jest lista grup tematycznych, które może on zaznaczyć, a następnie dokonać zapisu do wybranych grup. Jeżeli wybrana grupa jest grupą domyślną, to ta grupa zostanie użytkownikowi przedstawiona na liście jako domyślnie zaznaczona (wybrana) do subskrypcji. Użytkownik może zmienić to ustawienie zaznaczając inne grupy tematyczne przed wysłaniem subskrypcji. Druga funkcja tego parametru jest taka, że nowy klient sklepu podczas składania zamówienia może w formularzu zamówienia zapisać się do newslettera nie podając żadnej z grup tematycznych. Zapis w takim przypadku następuje do grupy domyślnej.
  • Zablokowana – oznaczenie Tak / Nie. Do grupy zablokowanej użytkownicy nie mogą się zapisywać.

UWAGA!! Z chwilą usunięcia grupy tematycznej, usunięte zostają również wszystkie adresy e-mail użytkowników, które były do niej przypisane.

Baza adresowa

Baza adresowa zawiera wszystkie adresy e-mail użytkowników, którzy zapisali się do newslettera. Administrator ma możliwość przeglądania bazy użytkowników, ich ręcznej edycji oraz usuwania.

Po wybraniu pozycji menu Newsletter -> Baza adresowa na ekranie wyświetlają się zakładki: Podsumowanie, Szukaj użytkownika, Wyniki wyszukiwania (ostatnia wyświetla się dopiero po zatwierdzeniu kryterium wyszukiwania zadanego w zakładce Szukaj użytkownika).

Podsumowanie pokazuje aktualną liczbę użytkowników (unikalnych adresów e-mail), którzy zapisali się do newslettera i są aktywni (tzn. przypisani do którejkolwiek z grup tematycznych). Oprócz tego wyświetlana jest lista aktywnych grup tematycznych wraz z liczbą użytkowników, którzy zapisali się do poszczególnych grup. Suma użytkowników przypisanych do poszczególnych grup może być różna od całkowitej liczby użytkowników newslettera, gdyż każdy użytkownik może być przypisany jednocześnie do kilku różnych grup.

Szukaj użytkownika – wyszukiwarka użytkowników, w której można zadać adres e-mail oraz zaznaczyć wybrane grupy tematyczne. Domyślnie zaznaczone są wszystkie grupy tematyczne – czyli po zatwierdzeniu formularza pojawią się wszyscy aktywni użytkownicy newslettera. Jeżeli chcemy wyświetlić wszystkich użytkowników, którzy nie są aktywni w żadnej z grup, należy odznaczyć wszystkie grupy.

Po zatwierdzeniu formularza wyszukiwarki wyświetla się zakładka Wyniki wyszukiwania, która przedstawia tabelę zawierającą listę wszystkich użytkowników (unikalnych adresów e-mail). Dla każdego użytkownika podana jest lista grup tematycznych, do których zapisany jest użytkownik oraz dostępne są klawisze Edytuj oraz Usuń.

Ponad tabelą dostępny jest przycisk Dodaj użytkownika, który w nowym okienku wyświetla dwuelementowy formularz zawierający:

  • Adres e-mail użytkownika
  • Aktywny w grupach – lista grup tematycznych (do zaznaczenia), do których przypisany będzie użytkownik

Wejście w edycję użytkownika wyświetla podobny formularz jak w przypadku dodawania nowego użytkownika, przy czym grupy tematyczne wyświetlone są w tabeli, która oprócz nazwy grupy tematycznej wyświetla dodatkowo informację o dacie, w której użytkownik został przypisany do danej grupy (Data zapisania). Tabela zawiera również kolumnę Data wypisania – jeżeli użytkownik został wypisany z danej grupy, data tej czynności zostaje odnotowana w tym polu. Ponadto w tabeli wyświetlane jest pole Pochodzenie – możliwe wartości to: Subskrypcja newslettera (przypisanie do grupy tematycznej nastąpiło w wyniku subskrypcji newslettera przez użytkownika), Zamówienie (przypisanie do grupy tematycznej nastąpiło w wyniku subskrypcji newslettera przez użytkownika dokonanej w trakcie składania zamówienia), Administrator (przypisanie do grupy tematycznej nastąpiło w wyniku działania Administratora sklepu). Dla każdej z grup dostępne jest pole checkbox (kolumna Aktywny), które oznacza, czy użytkownik jest bądź nie jest zapisany do określonej grupy. Zmiana dokonana w zakresie pól checkbox, a następnie zatwierdzenie formularza skutkuje zmianą przypisania użytkownika do określonych grup tematycznych (zmianie mogą ulec pola Data zapisania oraz Data wypisania).

Funkcjonalność umożliwiająca administratorowi sklepu zarządzanie użytkownikami powinna być używana sporadycznie, gdyż klienci sami zapisują się do newslettera oraz sami mogą się z niego wypisać.

Chcesz otworzyć sklep? Dobrze trafiłeś!

Skontaktuj się z nami lub wypełnij formularz kontaktowy - oddzwonimy!

  • 40-950 Katowice, Pl. Grunwaldzki 8-10 , IV p.
  • Nasze biuro czynne jest od poniedziałku do piątku
    w godzinach od 8:30 do 17:00